Semaine 1
Pour le premier jour, j’ai été accueilli par Monika, la Manager.
Je n’étais pas la seule nouvelle venue, un autre stagiaire faisait son entrée en même temps que moi. Elle nous a donc parler quelques instants avant que sa collègue ne prenne le relai pour nous présenter les membres de l’équipe et à l’aide d’un « manuel du salarié », le fonctionnement de l’agence.
X, une employée, m'a présentée les progiciels avec lesquels j'allais travailler dans l'agence, dont Trello (qui permet de répartir les différentes tâches de travail entre les employés), Slack (site de conversations instantanées entre les employés de l'agence), Cashel Booking ou Toursoft (afin d'insérer les différentes prestations selon les circuits) ou encore CMS (afin de créer les nouveaux prestataires).
Toutes les explications étaient en anglais. J’ai tout compris (ou presque), mais c’était fatiguant de tout assimiler.
Le reste de la semaine, j'ai inséré des prestations dans Toursoft, j'ai aidé quelques collègues à traduire des mails et itinéraires en français, mais aussi à chercher des guides, envoyer des mails de relances ou de confirmations aux différents prestataires.
Semaine 3
J'ai continué d'entrer des prestations dans TourSoft.
J'ai réservé des visites par téléphone et par mails et j'ai fais quelques relances.
J'ai pu mettre en pratique mon apprentissage de la semaine passée concernant les Rooming lists, j'en ai vérifié, modifié et complété.
J'ai assisté ma collegue parlant français pour écrire quelques mails et documents en francais.
Enfin, j’ai aidé une de mes collègues à rechercher une Dairy Farm, comprenez une ferme laitière, dans un itinéraire bien précis, ainsi que des hôtels disposant de salles de réunion, sur un autre itinéraire défini.
Ce ne fut pas simple à trouver. Puis je l’ai aidé a chercher un guide allemand pour un séjour en juillet.
Week end de Pâques donc l'agence était fermée vendredi.
Retour en France pour ce grand week end.
Semaine 2
J’ai continué d’entrer des prestations dans Toursoft, tels que des activités, des transferts, des hôtels.
J’ai élaboré un panneau pour qu’un guide réceptionne facilement ses clients à l’aéroport.
On m’a ensuite expliqué l’existence du pass « Historic Scotland » qui permet de visiter plusieurs des monuments importants du pays.
Elles m’ont expliqué sa particularité concernant Toursoft et j’ai effectué des réservations directement sur le site Historic Scotland pour les groupes.
J’ai continué d’échanger de multiples emails avec des prestataires hôteliers et restaurateurs pour vérifier des réservations mais aussi pour leur indiquer les choix concernant les menus et le nombres de pax.
J’ai également appeler directement l’Eurostar pour vérifier des disponibilités et obtenir des devis. J’ai aussi appelé des monuments, pour demander s’il y avait besoin de réserver, ou encore combien coutait la réservation etc.
J’ai également utilisé leur formulaire « Prepayment Log » qui leur permet d’envoyer les informations d’une facture pro-forma pour le prépaiement d’une prestation à l’employée qui s’occupe de l’aspect financier.
J’ai appris à rentrer une Rooming list dans Toursoft, et à placer les participants dans les types de chambres qui leur étaient attribués.
Semaine 4
J'ai de nouveau élaboré un panneau pour un guide pour l'aéroport.
J'ai dû chercher un guide parlant espagnol pour effectuer un transfert.
J'ai réservé des visites par téléphone et par mail.
Nous avons reçu une nouvelle demande pour un groupe, ma collègue m'a demandé de commencer les recherches d'hôtels.
J'ai également élaboré leur programme à l'aide des modèles disponibles.
J'ai envoyé des emails de confirmations et de relances, comme chaque semaine.
Semaine 5
Cette semaine j'ai assisté le département des MICE. J'ai recherché des hébergements atypiques, comme des châteaux, des palaces etc.
J'ai également envoyé diverses demandes de devis.
J'ai continué de rentrer des prestations dans TourSoft.
J'ai parlé à des guides, qui souhaitaient de plus amples informations et j'ai même du parlé espagnol avec l'un d'entre eux.
J'ai également réserver des activités et des restaurants.